Office Manager (m/w/d): Office, Events & Social Media

• FOSTEC & Company ist eine unabhängige Strategieberatung für Künstliche Intelligenz, Digitalisierung und Commerce mit Fokus auf den DACH-Mittelstand und Private-Equity-Investoren. Gemeinsam mit FOSTEC Ventures und weiteren Gesellschaften der FOSTEC Gruppe arbeiten wir in unserem Office in der Stuttgarter Innenstadt, KI ist dabei auch in der Administration gelebte Praxis. Als Office Manager sind Sie Gastgeber und erste Ansprechperson für Mandanten, Gäste und Team, verantworten unsere Büroprozesse end-to-end und geben unserem Auftritt in den sozialen Medien eine Stimme.

  Office & Gastgeber

  • Verantwortung für ein repräsentatives, stilvolles und jederzeit aufgeräumtes Office: Empfang und Bewirtung von Mandanten und Gästen
  • Erste Ansprechperson für Mandanten auf C-Level, Partner und Bewerber

  Events

  • Planung und Koordination von Kundenveranstaltungen, Netzwerkevents und Team-Events, von der Einladung bis zur Nachbereitung

  Assistenz & Organisation

  • Kalender-, Termin- und Reisemanagement für die Geschäftsführung sowie Koordination von Bewerbungsprozessen im HR-System

  Administration & Finance

  • Vorbereitende Buchhaltung, Rechnungsstellung und Belegmanagement in Zusammenarbeit mit der Steuerberatung
  • Verwaltung von Verträgen, Versicherungen, Fuhrpark und Dienstleistern sowie Aufbau KI-gestützter Abläufe

  Social Media & Kommunikation

  • Pflege unserer Social-Media-Kanäle, insbesondere LinkedIn, und KI-gestützte Erstellung von Beiträgen

• IT-Affinität und sicherer Umgang mit MS 365 und KI-Tools sowie Freude daran, Abläufe digital zu gestalten
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit, Sorgfalt und Verlässlichkeit
• Unternehmerisches Denken und Handeln sowie Verantwortung für End-to-End-Prozesse
• Erfahrung im Office Management, in der Eventorganisation oder in der Assistenz der Geschäftsführung
• Souveräner und diskreter Umgang mit Premium-Mandanten und Gästen auf C-Level
• Ruhige, hilfsbereite und teamorientierte Art mit ausgeprägter Serviceorientierung
• Social-Media-Kompetenz, idealerweise Erfahrung in der Betreuung von LinkedIn-Unternehmensauftritten
• Gestalterisches Gespür für Content, Bildsprache und einen stilvollen Auftritt
• Deutsch auf C2-Niveau und verhandlungssicheres Englisch in Wort und Schrift

Was FOSTEC & Company als Arbeitgeber auszeichnet:

• Zentrale Rolle mit direktem Draht zur Geschäftsführung und echter Gestaltungsverantwortung für unser Office
• Abwechslungsreiches Umfeld zwischen Strategieberatung, Investments und Unternehmensaufbau
• Kleines, leistungsorientiertes Team mit kurzen Entscheidungswegen
• Moderne Arbeitsmittel und KI-Tools, die Routinearbeit reduzieren und Raum für das Wesentliche schaffen
• Leistungsgerechte Vergütung
• Gezielte Weiterbildung in KI-Tools, Social Media und Eventmanagement
• Hochwertiges Office in zentraler Stuttgarter Innenstadtlage mit modernster Technik und sehr guter ÖPNV-Anbindung
• Hauseigene Tiefgarage mit E-Ladestationen an allen Stellplätzen
• Kostenfreie Getränke, Kaffee und Tee sowie regelmäßige Team-Events

Ihr Weg zu uns
Bewerben Sie sich direkt hier über unser Karriereportal. Unser Auswahlprozess umfasst ein Kennenlerngespräch, einen Probearbeitstag in unserem Office und ein persönliches Gespräch mit dem Managing Partner. Wir melden uns zeitnah bei Ihnen.